Hur du planerar den perfekta konferensen

Det är ett projekt att få till en lyckad konferens. Är det dessutom övernattningar och personal från flera orter kan det lätt ge dig huvudvärk om du inte har framförhållning. Det kan vara struligt nog att få till en konferens över dagen med avdelningen. Men lugn, här kommer en liten guide för hur du lyckas och hur du ska tänka när du letar efter bland annat konferenssalar. Det finns många bra alternativ idag så det svåraste är inte anläggning.

Planering, planering!

Är det en större konferens så är det bra att faktiskt skissa upp det som ett projekt. Sätt upp milstolpar och gör en tidsplanering. Det självklara är såklart att spika ett datum och se till att ordna konferensanläggning. Det är det enkla. Sen är det dags att skicka ut inbjudningar. Här är det viktigt att du är ute i god tid men inte för god tid. Var noga med att sätta ett sista datum för att anmäla sig. Sätt den helst lite tidigare än nödvändigt så du har utrymme för att påminna. Kan du använda något digitalt system där de kan anmäla sig genom är det extra bra. En del kommer tro att du genom telepati vet att de kommer.

Glöm inte detaljerna

Du ska och måste stämma av så allt finns i lokalerna. Det är inte kul när talaren kommer upp och du inser att det saknas White board och pennor. Var själv i god tid och testa all utrustning så den fungerar. Går det att koppla upp sig på Whi-fi? Hur kopplar man in högtalare och fungerar de? Gör en checklista i god tid och beta av den efter hand. Tänk på att det är bra att det finns hörslinga och stäm av eventuella allergier eller behov av specialkost. En luftburen nötallergi kan gå riktigt illa om du missat den.